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【悲報】抵当権を抹消しようと思ったら金融機関から預かった書類を失くしていることに気づきました

2024.05.11

先日から失くしてしまったシリーズのコラムをよく書いている気がします。

今日は、抵当権を抹消するために必要な書類を失くしてしまったら、、
についてご紹介します。

抵当権は勝手に消えないから抹消の登記申請が必要

まず、大前提として、抵当権は勝手に消えません。
お金を返済し終わったら民法的には「付従性」といって抵当権は消滅します。
元々の原因となっている債権(借金)がなくなったんだから、抵当権だって消滅するでしょってことです。
しかし、それとこれとは話が別で、
債権が消滅したからと言って登記している抵当権が自動的に消えるわけではありません。
じゃあどうするのか?というと、抵当権の抹消登記申請をする必要があります。

この抵当権抹消登記をするためにはいくつか必要書類があり、
その必要書類は金融機関から発行されます。
この書類を失くしてしまった、、どうしよう、、
というのが今回のお話です。

そもそもどんな書類が発行されるの?

そもそも金融機関からどんな書類が発行されるのか?というと、
抵当権抹消に必要な以下の書類が発行されます。
①解除証書や弁済証書
②権利証(登記識別情報)
③委任状

①解除証書や弁済証書

これは、登記申請のときに「登記原因証明情報」として添付する書類です。
抹消したい抵当権の受付番号や、解除しましたといった内容や、
対象の不動産、金融機関の名前などが記載されています。

②権利証(登記識別情報)

抵当権を設定すると、金融機関に権利証が発行されます。
家を買ったときに発行されるのと同じものです。
抵当権を抹消する際に、この権利証(登記識別情報)の添付も必要になります。

③委任状

抵当権抹消登記の申請を誰かに委任します。という委任状です。
金融機関が申請書を作成して申請するわけではないので、
「申請する方、お願いします。」ということで委任状も発行されます。

以上の書類が金融機関から発行されますが、
この書類を紛失してしまった場合、抵当権の抹消登記ができません。
なので、金融機関に連絡して再発行してもらう必要があります。

どこに電話したらいいの?

登記情報を確認すると、抵当権の登記欄に支店名が記載されています。
その支店に電話すると対応してもらえることが殆どです。
古い抵当権で金融機関が合併されていたり、支店名が記載されていない場合、
インターネットを駆使して足掛かりにとなる電話番号を見つけ出す作業が必要です。
その場合、結構面倒だったり時間を取られたりするので、
最寄りの司法書士事務所へご相談されることをお勧めします。

再発行できる書類とできない書類

実は再発行できない書類があります。
それは権利証(登記識別情報)です。

権利証は不動産登記で最も重要な書類の1つです。
そのため、失くしてしまったからといって再発行できないんですよね。

なので、再発行してもらえるのは、
①解除証書
③委任状
になります。

委任状の印鑑に注意

権利証が再発行できないので、
再発行してもらう委任状には、金融機関の実印で押印してもらう必要があります。
さらに、実印であることを確認するために、印鑑証明書も預かる必要があります。(法務局への提出は不要)

再発行できない書類はどうする?

権利証は再発行できません。
なので、権利証に代わるものを準備する必要があります。
権利証がない場合の代わりの手段は3つあります。
1,公証役場で本人確認をする
2,本人確認情報を作成する
3,事前通知制度を利用する

金融機関から発行された権利証を紛失した場合に、
1の公証役場で本人確認をすることはまずありません。
金融機関の代表者やそれに準ずる人が公証役場に出向いて本人確認することは考えられないですよね。
2の本人確認情報の作成はごく稀にありますが、殆どありません。
金融機関の代表者やそれに準ずる人が時間を割いて司法書士と面談するということはあまりありません。

最もよく使われる手段が3の事前通知制度を利用する。です。

事前通知制度とは

事前通知制度とは、登記が完了する前(事前)に
法務局から金融機関に対して「あなた本人?本当にこの登記申請して大丈夫?」
とお手紙(通知)が届く制度のことです。
このお手紙(通知)に対して、一定期間内(だいたい2週間以内)に
「間違いないです!」と金融機関からお返事をすると無事に登記が完了します。
この「間違いないです!」のお手紙には、
登記申請時に委任状に押した実印で押印する必要があります。

この事前通知制度、お返事を期間内にしなかったり、印鑑が誤っていた場合には、
登記申請が却下されるというリスクがあります。
なので一般的な売買などの不動産取引で利用されることはありませんが、
手続きに慣れている金融機関であることや、
抵当権抹消というあまりリスクがない手続きということから、
抵当権抹消のみの場合には、事前通知制度が利用されています。

書類を失くしてしまった上に結構な協力をお願いする気がして申し訳ない気持ちになる方もいらっしゃるかもしれませんが、
金融機関はこの手続きに慣れています。
なので「事前通知制度?は?」みたいなことにはなりませんので、
書類を紛失してしまった場合でも安心して手続きを依頼してださい。

まとめ

抵当権抹消書類を紛失した場合、
1,担当の支店に電話して再発行してもらいたい旨を伝える
2,再発行してもらった書類(解除証書)と委任状(実印押印)で抵当権抹消登記申請をする
3,登記完了を待つ
という流れになります。

ただ、電話するのが躊躇われたり、そもそも支店?どこ?みたいな方もいらっしゃると思います。
そんなときは躊躇わず、司法書士にご相談ください。
金融機関とのやり取りから登記申請まで全て対応します。
抵当権抹消でお困りの方はふくおか司法書士法人までお気軽にお問合せください

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